Dicas para organizar sua Agenda

Agenda é algo que dinamiza e muito o nosso dia a dia, exatamente por ela nos ajudar a direcionar ação para o que precisamos fazer. Segue algumas dicas pra facilitar ainda hoje a organização da sua:

Programe número de dias para sua Agenda de 1 semana

1 semana é um ciclo que se não todo mundo, a maioria das pessoas se baseia para organizar rotinas de trabalho, familiar e mesmo outras atividades, como atividade física, dieta, etc. Por ser um ciclo com início, meio e fim de curta direção, fica fácil para distribuir as tarefas que realmente importam. A 1ª dica tenha clareza se você quer uma agenda integral, de segunda à domingo, que inclui todas as suas atividades, trabalho, lazer, família, saúde, ou se você quer estruturar uma agenda temática, por exemplo, uma agenda de trabalho, de cardápio para a família, agenda de atividade física, de segunda à sexta ou com número de dias que faça sentido para esta agenda temática.

Liste atividades e tarefas proporcionais ao número de dias da sua agenda

Liste todas as atividades e tarefas a serem compridas, que sejam realmente importantes serem feitas naquela semana, tanto em termos profissionais, como pessoais. Não insira coisas que só servirão para deixar você mais estressado por saber que não vai conseguir realizar. Minha dica aqui é listar de 3 a 5 coisas a serem feitas no máximo por dia. Por exemplo, uma semana de segunda à domingo, com 5 coisas a fazer realmente importante por dia, terá um total de 35 coisas a serem realizadas. Lembre-se: melhor listar o que de fato você fará do que encher de tarefas todos os dias e gerar um sentimento de frustração e mesmo de incapacidade de cumprir o que se propõe. Neste caso, menos é sempre mais!

Tenha 1 a 2 objetivos semanais

Pense em 2 temas ou objetivos que você queira direcionar seus esforços durante os dias, especialmente no que diz a atividades produtivas. Por exemplo, digamos que esta semana eu escolha para meu foco no trabalho o tema “prospecção de novos clientes. Isso fará eu direcionar atividades e tarefas para realizar este objetivo, como “fazer anúncio do meu site no Google adwords, entrar em contato com os clientes que me enviaram email ou whtsapp, criar posts para me conectar e tirar dúvidas do meu público/clientes. Isto ajuda você ter um norte e conexão das ações a serem feitas com o que deseja realizar num espaço de 1 semana.

Faça blocos

Se por acaso você não tiver clareza do que fazer para sua semana inteira, por exemplo, em momentos que você não está 100% bem de saúde ou mesmo com muitas demandas familiares ou pessoais para dar conta, a sugestão é você planejar e fazer blocos de 3 dias seguidos. O resultado pode ser surpreendente e você sentirá o gostinho de ter realizado bastante coisas num curto espaço de 3 dias.

Tenha intervalos

Deixar um intervalo entre uma atividade e outra, por exemplo, eu deixo o intervalo de 30 minutos entre um cliente e outro que eu atendo de coaching. Isso faz com que você neste tempo possa fazer tarefas rápidas como um lanche, se hidratar, retornar alguma solicitação importante, enviar retorno imediato ao seu cliente que você acabou de atender e não deixar nada para depois, etc. Acha 30 min muito, faça, 20, 15, ou mesmo 10 minutos. O importante é que faça sentido e você gere estas pausas para um café e qualquer outra ação que te ajude a oxigenar seu cérebro e corpo, se preparar minimamente para a próxima demanda.

Delegue

Tudo aquilo que outras pessoas possam fazer por você, no seu lugar, e que proporcionará o mesmo resultado, delegue e tire da sua agenda. Isso fará você se dedicar somente às coisas que só você poderá fazer para atingir o resultado que deseja. Isso além de otimizar sua produtividade fará você ter mais tempo livre

Espero que goste e experimente estas dicas ainda hoje para tornar sua agenda mais organizada e mais produtiva no seu trabalho e na sua vida.